KLAUZULA INFORMACYJNA RODO
DLA GOŚCI OBIEKTU „VILLA MORSKA PERŁA”
Jako odpowiedzialny podmiot świadczący usługi noclegowe, świadomy wartości informacji i jej znaczenia jako zasobu wymagającego szczególnej ochrony, Villa Morska Perła (Adeksana Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Investment Spółka komandytowo-akcyjna), z siedzibą w Warszawie, Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000763181, NIP 5272876720, REGON 382102055 – dalej również jako „Administrator” – przykłada dużą wagę do przejrzystości w zakresie przetwarzania danych osobowych.
Mając na uwadze treść przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów, których dane dotyczą.
Informujemy, że Administratorem danych osobowych jest Adeksana Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Investment Spółka komandytowo-akcyjna), z siedzibą w Warszawie, Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000763181, NIP 5272876720, REGON 382102055, zwana dalej „Administratorem”.
Z Administratorem można skontaktować się pod adresem e-mail: recepcja@morskaperla.pl.
I. INFORMACJE OGÓLNE
Administrator przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności gości obiektu. Jednym z naszych priorytetów jest zapewnienie poszanowania praw i wolności osób fizycznych w związku przetwarzaniem ich danych osobowych.
Dbamy, by przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z:
1. przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej: „RODO”),
2. przepisami Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
3. przepisami Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności,
4. przepisami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
5. przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych,
6. przepisami Ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich,
7. przepisami Ustawy z dnia 9 listopada 1995 r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych,
8. innymi przepisami regulującymi działalność obiektów noclegowych.
Administrator korzysta również z usług podmiotów przetwarzających dane w jego imieniu (np. firmy IT, księgowość, dostawcy oprogramowania).
Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ewentualnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Nasze działania w zakresie ochrony danych osobowych oparte są na zgodnych z przepisami prawnymi przyjętych politykach i procedurach.
II. CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ PODSTAWA PRAWNA
Dane osobowe gości przetwarzane są w następujących celach:
1. Realizacja umowy o świadczenie usług noclegowych
– obsługa rezerwacji, meldunku, płatności, kontakt z gościem.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze
– obowiązki meldunkowe, księgowe, podatkowe, archiwizacyjne,
– weryfikacja tożsamości gościa,
– weryfikacja relacji dorosły–małoletni zgodnie z art. 22b–22c ustawy o ochronie małoletnich.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Zapewnienie bezpieczeństwa na terenie obiektu
– monitoring wizyjny,
– zapobieganie naruszeniom regulaminu,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
III. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH
Administrator zapewnia, że dane osobowe są:
a. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą,
b. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej
w sposób niezgodny z tymi celami,
c. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne dla realizacji celów, w których są przetwarzane,
d. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Podejmujemy działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane,
e. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania,
f. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą lub zniszczeniem.
IV. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ:
Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:
a. informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych,
b. informacji udzielanych na wniosek – o tym, czy dane są przetwarzane, oraz innych kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych,
c. sprostowania danych,
d. usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania,
e. przenoszenia danych,
f. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
g. niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu),
h. informacji o naruszeniu ochrony danych,
i. cofnięcia zgody (jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie) – zgoda może być wycofana w każdej chwili, co nie wpływa na legalność przetwarzania dokonywanego przed jej wycofaniem.,
j. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
V. SPOSÓB UDZIELANIA INFORMACJI
Informacje udzielane są na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli tego zażądasz, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Twoją tożsamość. Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam inną preferowaną formę komunikacji.
VI. TERMIN ROZPATRZENIA ŻĄDANIA
Dokładamy wszelkich starań, aby informacji udzielać niezwłocznie – z zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać odpowiednio przedłużony z uwagi na skomplikowany charakter żądania. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od otrzymania żądania poinformujemy Cię o podjętych działaniach i (w stosownych przypadkach) o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.
VII. INFORMACJE O ODBIORCACH DANYCH OSOBOWYCH LUB O KATEGORIACH ODBIORCÓW
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane:
a) podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,
b) bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
c) podmiotom świadczącym usługi na rzecz Fundacji (np. dostawcy oprogramowania, księgowość, obsługa prawna, dostawcy usług chmurowych, dostawcy usług internetowych),
d) firmom serwisującym systemy informatyczne i monitoring,
e) podmiotom zapewniającym obsługę rezerwacji.
Administrator nie udostępnia danych osobom nieuprawnionym.
VIII. OKRES, PRZEZ KTÓRY DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZECHOWYWANE
Okres przechowywania danych osobowych, uzależniony jest przede wszystkim od celu, dla którego dane są zbierane, zgodnie z poniższymi kryteriami:
a. przez okres trwania umowy o świadczenie usług noclegowych,
b. przez okres wymagany przepisami prawa (np. dokumentacja księgowa – 5 lat),
c. nagrania z monitoringu – do 30 dni,
d. przez okres niezbędny do rozpatrzenia złożonej reklamacji – w przypadku przetwarzania danych w celu obsługi procesu składanych reklamacji,
e. do momentu rozstrzygnięcia sporu / rozliczenia stron, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia roszczeń – w przypadku przetwarzania danych w celu dochodzenia roszczeń
i podejmowania działań o charakterze windykacyjnym.
IX. PRZETWARZANIE DANYCH W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu, które mogłoby wywoływać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na uczestnika.
X. ZMIANY W DOKUMENCIE
Niniejszy dokument może być aktualizowany w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami. O wszelkich zmianach Administrator poinformuje poprzez udostępnienie nowej wersji w recepcji Obiektu oraz jako załącznik do Regulaminu Obiektu „Villa Morska Perła”.